Startseite / Anleitungen / So stellen Sie einem Kunden eine Rechnung
Zu wissen, wie man einem Kunden eine Rechnung stellt, ist der Unterschied zwischen Zahlung in Tagen und dem Nachlaufen von Geld über Monate. Die Rechnung selbst ist nur die Hälfte: Was Sie vorher zusammentragen, die Bedingungen, die Sie setzen und wie Sie nachfassen, entscheidet, wann das Geld tatsächlich eingeht. Hier ist der gesamte Prozess — von der ersten Rechnung bis zurjenigen, die endlich bezahlt wird.
Welche Informationen benötigen Sie, bevor Sie einem Kunden eine Rechnung stellen?
Beginnen Sie mit dem rechtlichen Namen des Kunden, nicht der Person, mit der Sie kommunizieren. Ein Unternehmen zahlt von seinem offiziellen Rechtsträger — dem Namen in seinen Steuerunterlagen, nicht „Mike im Marketing" — und ein falscher rechtlicher Name allein kann eine Zahlung scheitern lassen.
Dann holen Sie die Debitorendaten: die Rechnungsadresse, die Finanz-E-Mail und eventuelle Bestellnummern. Eine fehlende Bestellnummer kann eine $3.800 Rechnung in einer Unternehmensfinanzabteilung wochenlang verzögern, egal wie perfekt die Rechnung ist.
Bereiten Sie Ihre eigenen Daten vor, bevor Sie beginnen: Firmenname, Adresse, Steuernummer und Bank -Daten. Nichts verzögert eine Zahlung so sehr, wie nach der Kontonummer zu suchen, wenn der Kunde bereit zu zahlen ist.
- Rechtlicher Firmenname des Kunden und Rechnungsadresse
- Debitoren-E-Mail und Ansprechpartner
- Bestellnummer (PO)
- Ihr Firmenname, Adresse und Steuernummer
- Ihre Bankverbindung oder ein Zahlungslink
- Vereinbarter Stundensatz, Leistungsumfang und Fälligkeitsdatum
Ein Designer aus Charlotte, North Carolina, führt dies in einer Kundentabelle. Das Ausfüllen dauert einmal zehn Minuten und verwandelt jede zukünftige Rechnung in eine Zweiminuten-Aufgabe.
So stellen Sie einem Kunden zum ersten Mal eine Rechnung
Senden Sie die erste Rechnung am selben Tag, an dem die Arbeit endet, an den Rechtsträger, mit der Bestellnummer und Ihren Bedingungen. Diese erste Rechnung betreibt auch unauffälliges Marketing: Sie sagt dem Kunden, dass Sie ein seriöses Unternehmen führen.
Die Falle bei neuen Kunden ist, dass sie noch keinen Lieferanteneintrag haben. Viele Unternehmen benötigen Ihre W-9 oder ein Bankformular, bevor sie jemanden bezahlen können, und diese Unterlagen brauchen eine Woche zur Bearbeitung. Senden Sie sie vor Arbeitsbeginn, und die Rechnung kommt bei einem Kunden an, der bereits zur Zahlung eingerichtet ist.
Ein Entwickler aus Brooklyn schickte seine W-9 am Tag der Unterschrift seines ersten Vertrags. Als die Rechnung für seinen $4.200-Auftrag ausging, genehmigte das Finanzteam des Startups sie in sechs Tagen statt sechs Wochen.
Schließen Sie den Kreis mit einer Nachricht, die fragt, ob die Rechnung angekommen ist und wer sie bearbeitet. Diese einzige Nachfrage verhindert das stille Versagen, bei dem die Rechnung im Spam-Ordner liegt, während Ihr Fälligkeitsdatum vorbeizieht.
So stellen Sie einem Kunden für laufende Arbeit eine Rechnung
Laufende Arbeit funktioniert nach Rhythmus. Wählen Sie einen Tag im Monat, rechnen Sie jeden Monat an diesem Tag ab, und das Finanzteam Ihres Kunden lernt, damit zu rechnen. Gleicher Betrag, gleiches Datum, gleiche Nummerierung — die Rechnung wird zur Routine statt zur Überraschung.
Größere Projekte werden nach Meilensteinen abgerechnet. Ein Texter aus San Diego berechnet $9.000 pro Website-Projekt und rechnet $3.000 in drei Etappen ab — der Kunde sitzt nie auf einer großen Rechnung, und sie arbeitet nie unentgeltlich.
Für einen Kunden, der drei kleine Aufträge pro Woche schickt, erzeugt jede einzelne Rechnung Lärm. Ein Social-Media-Manager aus Chicago fasst den Monat zu einer Rechnung für $1.850 und einer Zahlung zusammen, und die Buchhaltung seines Kunden bevorzugt es so.
Fügen Sie die Aufschlüsselung bei, wenn Sie Stunden oder Aufgaben nachverfolgen. Eine detaillierte Liste beantwortet die Nachfragen bevor jemand sie stellt.
Welche Zahlungsbedingungen sollten Sie einem Kunden geben?
Die Bedingung ist die Anzahl der Tage nach dem Rechnungsdatum, die der Kunde zur Zahlung hat: net 7, net 14, net 30. Kürzere Fristen werden schneller bezahlt, und net 30 — der US-Standard — bedeutet, dass Ihr Geld einen vollen Monat liegt.
Passen Sie die Bedingung an das Risiko an. Neue Kunden und große Projekte bekommen kürzere Fristen plus eine Anzahlung: Ein Webstudio in Austin kombiniert 50% Anzahlung mit net 14 auf den Rest für neue Kunden und wechselt etablierte Kunden auf net 30.
Eine Anzahlung deckt nicht nur Ihre Kosten — sie bringt den Kunden dazu, sich zu verpflichten. Die Hälfte im Voraus ist der Standard für neue oder große Aufträge und schützt Sie, wenn das Projekt halbwegs scheitert.
Eine Anzahlung ist die einzige Zahlungsbedingung, die ein Kunde nicht ignorieren kann. Der Kunde, der bereits etwas gezahlt hat, betrachtet das Projekt von Tag eins als ihres — und zahlt den Rest wie seine eigene Schuld, nicht Ihr Problem.
Schreiben Sie die Mahngebühren auf die Rechnung: 1,5% pro Monat, die Obergrenze in den meisten US-Bundesstaaten, oder eine pauschale Gebühr. Sie müssen sie nicht erheben, aber die Bedingungen existieren, damit Sie es tun können, wenn ein Kunde es darauf anlegt.
Länderspezifische Normen sind ebenfalls wichtig. Net 30 ist in den Vereinigten Staaten Standard, das Vereinigte Königreich und Australien setzen per Gesetz 30 Tage voraus, und Kanada überlässt die Bedingungen der Verhandlung. Was Sie auch wählen, schreiben Sie das Fälligkeitsdatum in klaren Worten — „Fällig: 30. August 2026" — nicht „fällig in 30 Tagen."
So stellen Sie internationalen Kunden eine Rechnung
Wählen Sie eine Währung und schreiben Sie sie auf die Rechnung: Ihre oder die des Kunden. In Ihrer Währung abrechnen überträgt die Umrechnungskosten auf den Kunden, während die Rechnung in dessen Währung den Betrag vorhersagbar macht.
Umrechnungsgebühren fressen grenzüberschreitende Rechnungen, wenn Sie nicht aufpassen. Eine €2.400 Rechnung eines Berliner Startups kostet etwa €96 an PayPal-Gebühren und Umrechnung, während ein Börsendienst näher an €24 landet — ein Unterschied, der pro Rechnung einen Monat Kaffee wert ist.
Wenn ein US-Unternehmen Sie engagiert, senden Sie vor der ersten Rechnung ein W-8BEN-Formular. Ohne es behalten sie 30% Ihrer Zahlung für US-Steuern ein, und das Formular selbst dauert fünf Minuten zum Ausfüllen online.
Innerhalb der EU werden Geschäfts-zu-Geschäfts-Rechnungen in der Regel als Reverse-Charge abgerechnet. Sie schreiben „Reverse Charge" auf die Rechnung und berechnen Ihren Nettobetrag, und der Kunde kümmert sich um die VAT in seinem eigenen Land.
EU-Kunden zahlen per IBAN-Überweisung, die innerhalb der EU kostenlos ist, während US-Kunden per ACH, Drahtüberweisung oder Karte zahlen. Eine $25–$50 Drahtgebühr kann eine kleine Rechnung verschlingen, daher ist ein Zahlungslink besser als eine Drahtüberweisung für alles unter $500. Ein Sydney-Designer rechnet mit seinem Berliner Startup auf dieselbe Weise in Euro, und die Zahlen stimmen auf jedem Kontoauszug überein.
Was tun, wenn ein Kunde nicht bezahlt?
Die meisten verspäteten Zahlungen sind Versehen, keine Feindseligkeit. Die Leiter beginnt freundlich und eskaliert nach einem Zeitplan, den Sie am Tag der Rechnungsstellung festlegen.
- Tag 3: freundliche Erinnerung — „ich prüfe nur, ob auf der Rechnung alles klar ist"
- Tag 7: energische Erinnerung mit der Rechnung im Anhang und Hinweis auf die Mahngebühren
- Tag 14: letzte Mahnung — Zahlung innerhalb von sieben Tagen fällig, weitere Arbeit gestoppt
- Tag 21: Arbeit einstellen und keine neue Arbeit aufnehmen, bis der Rest beglichen ist
- Zinsen: britische Kunden schulden 8% über dem Leitzins der Bank of England nach dem Late Payment Act; US-Zinsen werden von Bundesstaat zu Bundesstaat festgelegt; australische Zinsen laufen erst ab einem Gerichtsurteil
- Small Claims: britische Online-Geldforderungen und US-Small-Claims-Gerichte behandeln Beträge bis zu ein paar tausend Dollar ohne Anwälte
Ein Freelancer aus Melbourne verfolgte eine $2.400 Logo-Schuld durch dieselbe Leiter. Der Kunde zahlte am Tag 16, dem Tag nach ihrer letzten Mahnung, und was es durchsetzte, war die Dokumentation — jede Nachricht in einem Thread, Daten und Beträgen aufgeschrieben, nichts in Wut gesagt.
Die Regeln der Nachverfolgung: niemals drohen, niemals erbrachte Arbeit stornieren und niemals einen Kunden öffentlich anprangern. Wenn das Geld eingeht, bedanken Sie sich beim Kunden und senden Sie die Quittung am selben Tag — InvohasQuittungsgenerator erledigt es in Sekunden.
Die beste Vorbeugung ist Prävention. Ein Kunde, der eine Anzahlung geleistet hat und net 14 zugestimmt hat, braucht die Leiter fast nie.
Häufig gestellte Fragen
Wann sollte ich eine Erinnerung für eine unbezahlte Rechnung senden?
Three days after the due date, with a gentle nudge, then a firm reminder on day seven. Most freelancers wait two weeks out of awkwardness, and every silent day teaches the client the invoice can wait.
Sollte ich Mahngebühren erheben und wie viel?
Only if the invoice said so. 1.5% per month is the ceiling in most US states, and a flat fee is common elsewhere. Charge from day eight, and waive it the first time a good client pays late.
Brauche ich einen Vertrag, bevor ich einem Kunden eine Rechnung stelle?
You need the agreement in writing before the work starts: scope, rate, payment terms, and who owns the finished work. An invoice proves you billed; a contract proves the client agreed to the bill.
Wie stelle ich einem Kunden in einer fremden Währung eine Rechnung?
Pick one currency and write it on the invoice. Use a mid-market transfer service instead of a card or wire to avoid 3\u20134% conversion fees, and confirm the client\u2019s IBAN or account details before you send the invoice.
Kann ich die Arbeit für einen Kunden einstellen, der nicht bezahlt?
Yes, for unpaid work that has not been delivered. Stop on day 21, say so in writing, and resume when the balance clears. Delivered work is yours to invoice, not to take back.
Erhebe ich Steuern, wenn ich einem Kunden im Ausland eine Rechnung stelle?
Usually not. Within the EU, cross-border business invoices are reverse-charged, so the client handles the VAT. Foreign freelancers billing a US company send a W-8BEN and bill net of US tax. Check your own country\u2019s rules before you guess.
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