Startseite / Anleitungen / So schreiben Sie eine Rechnung
Die Arbeit abzuschließen ist der einfache Teil. Ob Sie bezahlt werden, hängt von der Rechnung ab, die Sie senden, und ein fehlendes Detail kann die Zahlung um Wochen verzögern. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie eine professionelle Rechnung schreiben, finden Sie hier genau das, was enthalten sein muss, in welcher Reihenfolge und was die Steuerregeln in Ihrem Land verlangen.
Wie sieht eine professionelle Rechnung aus?
Eine professionelle Rechnung umfasst eine Seite, eine Tabelle und einen klaren Gesamtbetrag. Ihr Firmenname und Logo stehen oben, der Name und die Adresse des Kunden daneben, und die erbrachte Leistung befindet sich in einer Tabelle darunter. Der Betrag, den der Kunde schuldet, ist das Größte und Fetteste auf der Seite.
Eine Hochzeitsfotografin in Austin, Texas, schickt nach jeder Veranstaltung eine Rechnung über $2.800. Die Buchhalterin ihres Kunden findet Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag in zehn Sekunden, weil jede Rechnung dasselbe Layout verwendet. Diese Konzistenz wirkt professionell — nicht aufwendige Schriftarten oder Farben.
Verwenden Sie Ihr Logo, auch ein einfaches Schriftlogo, und fügen Sie Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer hinzu. Der Kunde sollte nie fragen müssen, wer die Rechnung geschickt hat oder wie er Sie erreicht. Halten Sie das Layout jedes Mal identisch, damit Kunden Ihre Rechnung erkennen, wie sie eine vertrauenswürdige Marke erkennen.
Wenn ein Kunde nach dem Betrag suchen muss, haben Sie das Bezahlen unnötig schwierig gemacht. Ein Einseiten-Layout übersteht auch den Druck und die Buchhaltungssoftware ohne auseinanderzufallen.
Was muss jede Rechnung enthalten?
Manche Angaben sind zwingend erforderlich. Fehlt eine, wird die Rechnung von der Buchhaltung des Kunden oder Ihrem Finanzamt zurückgewiesen. Fügen Sie folgende Punkte auf jeder Rechnung hinzu:
- Vollständiger Name oder Firmenname, Adresse und Kontaktdaten
- Name und Rechnungsadresse des Kunden
- Eindeutige Rechnungsnummer — verwenden Sie niemals eine Nummer doppelt
- Rechnungsdatum und Zahlungsfrist
- Jedes Produkt oder jede Dienstleistung mit Menge, Preis und Betrag
- Zwischensumme, eventuelle Steuern und Gesamtbetrag
Zahlungsdetails gehören ebenfalls auf jede Rechnung: Ihre Bankkontonummer, Bankleitzahl oder Sort Code und jeder Zahlungslink. Ein Freelance-Entwickler in Toronto fügte seine Kontodaten erst hinzu, nachdem sein erster Kunde 19 Tage zu spät bezahlt hatte, weil die Bankdaten in einer E-Mail-Versteckt waren. Diese einzige Zeile halbierte seine durchschnittliche Zahlungsdauer.
Länderspezifische Ergänzungen folgen — eine VAT-Nummer im Vereinigten Königreich, GST/HST-Registrierung in Kanada, eine ABN in Australien. Die nächsten vier Abschnitte erklären genau, wann jede davon gilt. Richten Sie zuerst die Grundliste ein, der Rest sind nur Ergänzungen.
So schreiben Sie eine Rechnung Schritt für Schritt
Hier ist die Reihenfolge, die funktioniert, egal ob Sie mit einem leeren Dokument beginnen oder mit einemkostenlosen Rechnungsgenerator, der die Rechnungen für Sie erstellt.
- Fügen Sie Ihre Firmendaten und Ihr Logo oben hinzu.
- Fügen Sie den Namen des Kunden, das Unternehmen und die Rechnungsadresse hinzu.
- Fügen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und das Fälligkeitsdatum hinzu.
- Listen Sie jede Dienstleistung mit Menge, Preis und Betrag auf.
- Fügen Sie die Zwischensumme, eventuelle Steuern und den Gesamtbetrag hinzu.
- Fügen Sie Ihre Zahlungsdetails hinzu und senden Sie die Rechnung als PDF.
Überprüfen Sie die Berechnung, bevor Sie die Rechnung absenden. Ein Texter in Chicago hat einmal 40 Stunden Lektorat zu $95 pro Stunde abgerechnet und $3.700 geschrieben statt $3.800. Der Kunde zahlte den falschen Betrag, und die Korrektur dauerte zwei E-Mails und neun Tage.
Lesen Sie die Rechnung einmal von oben bis unten durch, laut wenn nötig. Überprüfen Sie die Schreibweise des Kundennamens — Kunden bemerken das — und bestätigen Sie, dass das Fälligkeitsdatum auf der Seite steht. Senden Sie sie dann noch am selben Tag, während die Arbeit beiden noch präsent ist.
So schreiben Sie eine Rechnung in den Vereinigten Staaten
Die USA haben kein bundesweites Rechnungsformat und keine bundesweite Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer wird von Bundesstaat zu Bundesstaat festgelegt, und Freelancer-Dienstleistungen sind in den meisten Bundesstaaten steuerfrei — eine US-Rechnung hat daher in der Regel keine Steuerzeile. Wenn Ihr Bundesstaat Umsatzsteuer auf Ihre Arbeit erhebt, registrieren Sie sich dort und fügen Sie den Steuersatz hinzu.
Jeder US-Kunde, der Ihnen mehr als $600 im Jahr zahlt, wird ein W-9-Formular anfordern, damit er eine 1099-NEC einreichen kann. Senden Sie das W-9 vor der Rechnung, nicht danach. Ein Lektor in Portland, Oregon, stellte einem Verlag $2.400 für ein Manuskript in Rechnung; Oregon hat keine Umsatzsteuer, sodass der Gesamtbetrag $2.400 blieb und ihr W-9 bereits vorlag.
Sie schulden dennoch Steuern auf das Einkommen selbst — die Selbstständigkeitssteuer beträgt 15,3% auf Ihren Gewinn. Fügen Sie Ihre EIN oder Sozialversicherungsnummer hinzu, wenn der Kunde danach fragt, und bewahren Sie Kopien jeder Rechnung mindestens drei Jahre auf.
So schreiben Sie eine Rechnung im Vereinigten Königreich
Wenn Sie für VAT registriert sind, muss jede Rechnung Ihre VAT-Nummer enthalten — GB gefolgt von neun Ziffern — plus den VAT-Satz, den VAT-Betrag und den Gesamtbetrag inklusive VAT. Die Registrierung wird Pflicht, sobald Ihr steuerpflichtiger Umsatz in 12 Monaten £90.000 übersteigt. Sie können sich vorher registrieren — ein Texter aus Bristol, der sich bei £20.000 Umsatz registrierte, erhielt £250 VAT für einen neuen Laptop in seinem ersten Quartal zurück.
Nicht registriert? Ihre Rechnungen dürfen keine VAT ausweisen, aber sie benötigen weiterhin Ihren Firmennamen und die registrierte Geschäftsadresse. Ein Grafikdesigner aus London, der £800 für ein Branding-Projekt berechnet, fügt £160 VAT zu 20% hinzu — seine Rechnung zeigt £800 + £160 = £960 mit seiner VAT-Nummer. Die Buchhaltung des Kunden kann dann die £160 als Vorsteuer geltend machen, weshalb die Nummer dort stehen muss.
Senden Sie die Rechnung innerhalb von 30 Tagen nach Fertigstellung der Arbeit. Verspätete Rechnungen sind der häufigste Grund, warum britische Freelancer zwei Monate auf Geld warten, das nach einem Monat fällig war.
So schreiben Sie eine Rechnung in Kanada
Kanada arbeitet mit GST und HST. Sie müssen sich registrieren, sobald Ihre Einnahmen $30.000 in vier aufeinanderfolgenden Kalendervierteljahren übersteigen, und Sie erheben Steuern ab dem Tag der Überschreitung. Der Satz hängt von Ihrer Provinz ab: 5% GST in Alberta und British Columbia, 13% HST in Ontario und 15% HST in Nova Scotia und New Brunswick.
Ein Webdesigner in Toronto rechnet $2.000 für eine Website ab und fügt 13% HST — $260 — hinzu, insgesamt $2.260. Seine Rechnung zeigt seine GST/HST-Registrierungsnummer und führt die HST als separate Zeile auf. Diese separate Zeile ist wichtig, weil die Buchhaltung des Kunden den Vorsteuerabzug darauf geltend macht.
Quebec fügt eine eigene Ebene hinzu: 9,975% QST auf 5% GST. Wenn Sie für Kunden in Quebec abrechnen, zeigen Sie beide Steuern separat auf der Rechnung an.
So schreiben Sie eine Rechnung in Australien
Australien arbeitet mit zwei Nummern: Ihrer ABN und Ihrer GST-Registrierung. Sie benötigen eine ABN, bevor Sie überhaupt eine Rechnung ausstellen — Kunden dürfen 47% Ihrer Zahlung einbehalten, wenn Ihre Rechnung keine ABN enthält. Die GST-Registrierung wird Pflicht, sobald Ihr Jahresumsatz $75.000 übersteigt, und dann ändert sich jede Rechnung.
Eine GST-registrierte Rechnung muss „tax invoice" ausweisen, Ihre ABN zeigen und den GST-Betrag angeben — 10% des Preises. Ein Texter aus Melbourne, der $80.000 im Jahr verdient, rechnet sein jährliches Content-Paket von $5.500 als $5.000 plus $500 GST ab. Die Buchhaltung des Kunden prüft die ABN und die GST-Zeile vor der Zahlungsfreigabe, daher muss beides beim ersten Mal korrekt sein.
Wenn Ihr Umsatz unter $75.000 liegt, können Sie sich freiwillig registrieren — ein Handwerker in Brisbane mit $40.000 im Jahr registriert sich, damit seine Kunden die GST für seine Arbeit zurückbekommen. Beachten Sie nur die Schwelle, während Sie wachsen.
Rechnungsfehler, die die Zahlung verzögern
Diese sechs Fehler verzögern mehr Rechnungen als alles andere, und alle sind leicht zu beheben.
- Die Rechnungsnummer vergessen. Die Buchhaltungssysteme der Kunden lehnen Rechnungen ohne Nummer ab, und „Zahlungsreferenz: die Website-Arbeit" ist keine Nummer.
- Vage Positionen. „Erbrachte Leistungen — 40 Stunden" lässt Kunden zögern und die Rechnung anzweifeln. „Website-Entwicklung — 40 Stunden zu $75/Stunde" wird genehmigt.
- Fehlende Bankdaten. Der häufigste Grund für unbezahlte Rechnungen ist, dass der Kunde nachfragen muss, wohin das Geld gesendet werden soll. Fügen Sie die Daten jedes Mal auf die Rechnung.
- Ein Word-Dokument senden. Kunden können es bearbeiten, und geänderte Zahlen führen zu Streitigkeiten. Senden Sie ein PDF — das ist die Version, die bezahlt wird.
- Das Fälligkeitsdatum vergessen. „Bitte bezahlen Sie bald" ist keine Zahlungsbedingung. „Fällig 14 Tage nach Ausstellung" schon.
- VAT- oder GST-Nummer vergessen. Ein britischer Kunde kann keine Vorsteuer abziehen, ohne Ihre VAT-Nummer, also wird seine Buchhaltung die Rechnung zurückweisen.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich auf jeder Rechnung eine Rechnungsnummer?
Yes. Invoice numbers help you, your client, and their accountant keep track of payments. Use a simple sequence — 001, 002, 003 — and never reuse a number, even if an invoice is cancelled. Cancel with a credit note instead of deleting the invoice.
Sollte ich Steuern auf meine Rechnung hinzufügen?
Only if you are registered for VAT, GST, or HST, or if your state charges sales tax on services. In the US, most states do not charge sales tax on services. In the UK, Canada, and Australia, registration thresholds decide it — £90,000 turnover, $30,000 over four quarters, and $75,000 respectively.
Was ist, wenn mein Kunde nach dem Senden der Rechnung Änderungen möchte?
Do not edit the original invoice and resend it — that breaks your numbering and your records. Send a credit note for the difference or issue a new invoice with a new number. Your accountant will thank you.
Welche Zahlungsbedingungen sollte ich auf eine Rechnung schreiben?
Net 14 or net 30 — payment due 14 or 30 days after the invoice date — are the most common. Shorter terms suit smaller jobs. If you want to get paid fast, offer a 2% discount for payment within seven days.
Kann ich eine Rechnung per E-Mail senden, oder muss sie postalisch verschickt werden?
Email is fine everywhere covered in this guide. Attach a PDF, not a Word document, and keep a copy of the sent invoice for your records. Ask each client once if they have a billing email, and note it down.
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?
An invoice asks for payment and lists what was done and what is owed. A receipt confirms that the payment actually landed. Send a receipt after the money arrives — you can create one free with our receipt generator, no sign-up needed.
Welche Zahlungsmethoden sollte ich meinen Kunden anbieten?
Bank transfer is the safest and most common. Add payment links like PayPal or Stripe for international clients, and always show your account details in full — name, account number, and routing or sort code. Every missing detail is a delayed payment.
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