Home / Guide / Come Scrivere una Fattura
Finire il lavoro è la parte facile. Ricevere il pagamento dipende dalla fattura che invi, e un dettaglio mancante può bloccare il pagamento per settimane. Se non sei sicuro di come scrivere una fattura che sembra professionale, ecco esattamente cosa includere, in che ordine, e cosa le regole fiscali nel tuo paese richiedono.
Come Sembra una Fattura Professionale?
Una fattura professionale è una pagina, una tabella e un totale chiaro. Il nome della tua attività e il logo sono in alto, il nome del cliente e l\'indirizzo sono accanto, e il lavoro che hai fatto è in una tabella sotto. Il numero che il cliente deve è la cosa più grande e in grassetto sulla pagina.
Un fotografo di matrimoni ad Austin, Texas invia una fattura di $2.800 dopo ogni evento. L\'accountant del suo cliente trova il numero della fattura, la data e il totale in dieci secondi, perché ogni fattura che invia usa lo stesso layout. Quella coerenza è ciò che risulta professionale — non font elaborati o colori.
Usa il tuo logo, anche un semplice testo, e aggiungi la tua email e numero di telefono. Il cliente non dovrebbe mai chiedere chi ha inviato la fattura o come raggiungerti. Mantieni il layout identico ogni volta, così i clienti riconoscono la tua fattura come riconoscono un marchio affidabile.
Se un cliente deve cercare l\'importo, hai reso il pagamento più difficile del necessario. Un layout di una pagina sopravvive anche alla stampa e al software contabile senza rompersi.
Cosa Deve Includere Ogni Fattura?
Alcuni elementi sono non negoziabili. Manca uno, e l\'accountant del cliente o l\'autorità fiscale rimanderà la fattura. Includi questi su ogni singola fattura:
- Il tuo nome completo o nome attività, indirizzo e dettagli di contatto
- Il nome del cliente e l\'indirizzo di fatturazione
- Un numero fattura unico — non riutilizzarne mai uno
- La data della fattura e la data di scadenza del pagamento
- Ogni prodotto o servizio, con quantità, tariffa e importo
- Il subtotale, eventuali tasse e il totale finale
I dettagli di pagamento appartengono a ogni fattura: il tuo numero conto bancario, codice bancario o sort code, e qualsiasi link di pagamento. Un sviluppatore freelance a Toronto ha aggiunto i dettagli del suo account dopo che il suo primo cliente ha pagato con 19 giorni di ritardo perché le informazioni bancarie erano sepolte in una thread di email. Quella singola riga ha dimezzato il suo tempo medio di pagamento.
Extra specifici per paese vengono dopo — un numero IVA nel Regno Unito, registrazione GST/HST in Canada, un ABN in Australia. Le prossime quattro sezioni spiegano esattamente quando ciascuno si applica. Ottieni la lista base corretta prima, e il resto è solo aggiunte.
Come Scrivere una Fattura Passo per Passo
Ecco l\'ordine che funziona, che tu inizi da un documento vuoto o da ungeneratore di fatture gratuito che fa i calcoli per te.
- Aggiungi i dettagli della tua attività e il logo in alto.
- Aggiungi il nome del cliente, l\'azienda e l\'indirizzo di fatturazione.
- Aggiungi un numero fattura unico, la data di emissione e la data di scadenza.
- Elenca ogni servizio con quantità, tariffa e importo.
- Aggiungi il subtotale, eventuali tasse e il totale finale.
- Aggiungi i dettagli di pagamento, poi invia la fattura come PDF.
Ricontrolla i calcoli prima di inviare. Una copywriter a Chicago una volta ha fatturato 40 ore di editing a $95 l\'ora e ha scritto $3.700 invece di $3.800. Il cliente ha pagato l\'importo sbagliato, e correggerlo ha richiesto due email e nove giorni.
Leggi la fattura dall\'alto in basso una volta, ad alta voce se necessario. Controlla l\'ortografia del nome del cliente — i clienti lo notano — e conferma che la data di scadenza sia sulla pagina. Poi inviala lo stesso giorno, mentre il lavoro è fresco nella mente di entrambi.
Come Scrivere una Fattura negli Stati Uniti
Gli Stati Uniti non hanno un formato federale di fattura e nessuna imposta federale sulle vendite. L\'imposta sulle vendite è decisa stato per stato, e i servizi dei freelancer sono esenti nella maggior parte degli stati — quindi una fattura americana di solito non ha nessuna riga d\'imposta. Se il tuo stato addebita l\'imposta sulle vendite sul tuo lavoro, registrati con quello stato e aggiungi la sua aliquota.
Ogni cliente americano che ti paga più di $600 in un anno chiederà un modulo W-9 per poter compilare un 1099-NEC. Invia il W-9 prima della fattura, non dopo. Un editor freelance a Portland, Oregon ha fatturato $2.400 a un editore per un manoscritto; Oregon non ha imposta sulle vendite, quindi il totale è rimasto $2.400, e il suo W-9 era già sul file.
Devi ancora tasse sul reddito stesso — l\'imposta sull\'autoimpiego è del 15,3% sul tuo profitto. Aggiungi il tuo EIN o numero di previdenza sociale se il cliente lo chiede, e conserva copie di ogni fattura per almeno tre anni.
Come Scrivere una Fattura nel Regno Unito
Se sei registrato all\'IVA, ogni fattura deve mostrare il tuo numero IVA — GB seguito da nove cifre — più l\'aliquota IVA, l\'importo IVA e il totale inclusa IVA. La registrazione diventa obbligatoria una volta che il tuo fatturato imponibile supera le £90.000 in qualsiasi 12 mesi. Puoi registrarti prima di quella soglia — una copywriter a Bristol che si è registrata con £20.000 di fatturato ha recuperato £250 di IVA su un nuovo laptop nel suo primo trimestre.
Non sei registrato? Le tue fatture non devono mostrare l\'IVA, ma devono comunque avere il nome della tua azienda e l\'indirizzo della sede legale. Un graphic designer londinese che addebita £800 per un progetto di identità del marchio aggiunge £160 di IVA al 20% — la sua fattura mostra £800 + £160 = £960, con il suo numero IVA sopra. L\'accountant del suo cliente può poi richiedere i £160 come IVA in detrazione, che è esattamente perché il numero deve esserci.
Invia la fattura entro 30 giorni dal completamento del lavoro. Le fatture ritardate sono la ragione più comune per cui i freelancer del Regno Unito aspettano due mesi per soldi che erano dovuti in uno.
Come Scrivere una Fattura in Canada
Il Canada funziona con GST e HST. Devi registrarti una volta che il tuo fatturato supera i $30.000 in quattro trimestri consecutivi del calendario, e addebiti dal giorno in cui superi quella soglia. L\'aliquota dipende dalla tua provincia: 5% GST in Alberta e British Columbia, 13% HST in Ontario e 15% HST in Nova Scotia e New Brunswick.
Un web designer di Toronto fattura $2.000 per un sito web e aggiunge 13% HST — $260 — per un totale di $2.260. La sua fattura mostra il suo numero di registrazione GST/HST e elenca l\'HST come riga separata. Quella riga separata è importante perché l\'accountant del suo cliente richiede il credito d\'imposta in entrata su di esso.
Il Quebec aggiunge il suo strato: 9,975% QST sopra il 5% GST. Se fatturi clienti del Quebec, mostra entrambe le tasse separatamente sulla fattura.
Come Scrivere una Fattura in Australia
L\'Australia funziona con due numeri: il tuo ABN e la tua registrazione GST. Hai bisogno di un ABN prima di fatturare affatto — i clienti possono legalmente trattenere il 47% del tuo pagamento se la tua fattura non ha un ABN. La registrazione GST diventa obbligatoria una volta che il tuo fatturato annuo supera i $75.000, e poi ogni fattura cambia.
Una fattura registrata GST deve dire "tax invoice", mostrare il tuo ABN e indicare l\'importo GST — 10% del prezzo. Una copywriter di Melbourne che guadagna $80.000 all\'anno fattura il suo pacchetto annuo di contenuti da $5.500 come $5.000 più $500 di GST. L\'accountant del suo cliente controlla l\'ABN e la riga GST prima di approvare il pagamento, quindi entrambi devono essere corretti al primo tentativo.
Se il tuo fatturato è sotto i $75.000, puoi comunque registrarti volontariamente — un idraulico di Brisbane con $40.000 all\'anno si registra così i suoi clienti possono richiedere il GST indietro sul suo lavoro. Basta tenere a mente la soglia mentre cresci.
Errori di Scrittura Fatture che Ritardano il Pagamento
Questi sei errori ritardano più fatture di qualsiasi altra cosa, e tutti sono facili da correggere.
- Salta il numero fattura. I sistemi contabili dei clienti rifiutano fatture senza uno, e "riferimento pagamento: il lavoro sul sito web" non è un numero.
- Voci vaghe. "Servizi erogati — 40 ore" fa rallentare i clienti e mettere in discussione la fattura. "Sviluppo sito web — 40 ore a $75/ora" viene approvato.
- Dettagli bancari mancanti. La ragione più comune per cui le fatture non vengono pagate è che il cliente deve chiedere dove mandare i soldi. Metti i dettagli sulla fattura, ogni volta.
- Invia un documento Word. I clienti possono modificarlo, e i numeri modificati causano controversie. Invia un PDF — quella è la versione che viene pagata.
- Lascia fuori la data di scadenza. "Si prega di pagare presto" non è un termine di pagamento. "Scadenza 14 giorni dopo l\'emissione" lo è.
- Dimentica il tuo numero IVA o GST. Un cliente del Regno Unito non può richiedere l\'IVA in detrazione senza il tuo numero IVA, quindi il suo contabile rimanderà la fattura.
Domande Frequenti
Ho bisogno di un numero fattura su ogni fattura?
Sì. I numeri fattura aiutano te, il tuo cliente e il suo contabile a tenere traccia dei pagamenti. Usa una sequenza semplice — 001, 002, 003 — e non riutilizzare mai un numero, anche se una fattura viene annullata. Annulla con una nota di credito invece di eliminare la fattura.
Dovrei aggiungere le tasse alla mia fattura?
Solo se sei registrato per IVA, GST o HST, o se il tuo stato addebita l\'imposta sulle vendite sui servizi. Negli Stati Uniti, la maggior parte degli stati non addebita l\'imposta sulle vendite sui servizi. Nel Regno Unito, Canada e Australia, le soglie di registrazione lo decidono — £90.000 di fatturato, $30.000 in quattro trimestri e $75.000 rispettivamente.
Cosa succede se il mio cliente vuole modifiche dopo che ho inviato la fattura?
Non modificare la fattura originale e reinviarla — questo rompe la tua numerazione e i tuoi record. Invia una nota di credito per la differenza o emetti una nuova fattura con un nuovo numero. Il tuo contabile ti ringrazierà.
Quali termini di pagamento dovrei mettere su una fattura?
Net 14 o net 30 — pagamento dovuto 14 o 30 giorni dopo la data della fattura — sono i più comuni. Termini più brevi si adattano a lavori più piccoli. Se vuoi essere pagato velocemente, offri uno sconto del 2% per il pagamento entro sette giorni.
Posso inviare una fattura via email, o deve essere spedita?
L\'email va bene ovunque in questa guida. Allega un PDF, non un documento Word, e conserva una copia della fattura inviata per i tuoi record. Chiedi una volta a ogni cliente se ha un\'email di fatturazione, e annotala.
Qual è la differenza tra una fattura e una ricevuta?
Una fattura richiede il pagamento ed elenca cosa è stato fatto e cosa è dovuto. Una ricevuta conferma che il pagamento è effettivamente arrivato. Invia una ricevuta dopo che i soldi arrivano — puoi crearne una gratis con il nostro generatore di ricevute, senza registrazione.
Quali metodi di pagamento dovrei offrire ai clienti?
Il bonifico bancario è il più sicuro e comune. Aggiungi link di pagamento come PayPal o Stripe per clienti internazionali, e mostra sempre i dettagli del tuo account per intero — nome, numero conto e codice bancario o sort code. Ogni dettaglio mancante è un pagamento ritardato.
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