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Cómo Escribir una Factura (Paso a Paso)

Qué incluir, en qué orden ponerlo, y las reglas de impuestos para EE.UU., Reino Unido, Canadá y Australia — para que te paguen a tiempo.

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Terminar el trabajo es la parte fácil. Que te paguen depende de la factura que envíes, y un detalle faltante puede retrasar el pago durante semanas. Si no estás seguro de cómo escribir una factura que se vea profesional, aquí está exactamente qué incluir, en qué orden, y qué exigen las reglas de impuestos en tu país.

Cómo se Ve una Factura Profesional?

Una factura profesional es una página, una tabla y un total claro. Tu nombre de negocio y logo están arriba, el nombre y dirección del cliente están al lado, y el trabajo que hiciste está en una tabla abajo. El número que el cliente debe es lo más grande y destacado en la página.

Un fotógrafo de bodas en Austin, Texas envía una factura de $2,800 después de cada evento. La contadora de su cliente encuentra el número de factura, la fecha y el total en diez segundos, porque cada factura que ella envía usa el mismo diseño. Esa consistencia es lo que se ve profesional — no fuentes o colores elegantes.

Usa tu logo, incluso una marca de texto simple, y agrega tu correo electrónico y número de teléfono. El cliente nunca debería tener que preguntar quién envió la factura o cómo contactarte. Mantén el diseño idéntico cada vez, para que los clientes reconozcan tu factura como reconocen una marca confiable.

Si un cliente tiene que buscar el monto, has hecho que pagarte sea más difícil de lo necesario. Un diseño de una página también sobrevive la impresión y el software de contabilidad sin desmoronarse.

Qué Debe Incluir Toda Factura?

Algunos elementos son innegociables. Si falta uno, el contador de tu cliente o tu autoridad fiscal rechazarán la factura. Incluye estos en cada factura:

Los detalles de pago también van en cada factura: tu número de cuenta bancaria, código de ruta o sort, y cualquier enlace de pago. Un desarrollador freelance en Toronto agregó sus detalles de cuenta después de que su primer cliente pagara 19 días tarde porque la información bancaria estaba enterrada en un hilo de correos. Esa única línea cortó su tiempo promedio de pago por la mitad.

Los extras específicos del país vienen después — un número de IVA en Reino Unido, registro GST/HST en Canadá, un ABN en Australia. Las siguientes cuatro secciones explican exactamente cuándo aplica cada uno. Primero obtén la lista base correcta, y el resto son solo adiciones.

Cómo Escribir una Factura Paso a Paso

Aquí está el orden que funciona, ya sea que empieces desde un documento en blanco o ungenerador de facturas gratuito que haga los cálculos por ti.

  1. Agrega los detalles de tu negocio y logo arriba.
  2. Agrega el nombre del cliente, empresa y dirección de facturación.
  3. Agrega un número de factura único, la fecha de emisión y la fecha de vencimiento.
  4. Lista cada servicio con cantidad, tarifa y monto.
  5. Agrega el subtotal, cualquier impuesto y el total final.
  6. Agrega tus detalles de pago, luego envía la factura como PDF.

Verifica los cálculos antes de enviar. Un redactor en Chicago una vez facturó 40 horas de edición a $95 por hora y puso $3,700 en lugar de $3,800. El cliente pagó el monto incorrecto, y corregirlo tomó dos correos y nueve días.

Lee la factura de arriba a abajo una vez, en voz alta si es necesario. Verifica la ortografía del nombre del cliente — los clientes notan eso — y confirma que la fecha de vencimiento está en la página. Luego envíala el mismo día, mientras el trabajo está fresco en la mente de ambos.

Cómo Escribir una Factura en Estados Unidos

EE.UU. no tiene formato federal de factura ni impuesto federal sobre ventas. El impuesto sobre ventas se decide estado por estado, y los servicios de freelancers están exentos en la mayoría de los estados — por lo que una factura de EE.UU. generalmente no tiene línea de impuestos. Si tu estado cobra impuesto sobre ventas por tu trabajo, regístrate en ese estado y agrega su tasa.

Cada cliente de EE.UU. que te pague más de $600 en un año pedirá un formulario W-9 para poder presentar un 1099-NEC. Envía el W-9 antes de la factura, no después. Un editor freelance en Portland, Oregon facturó $2,400 a un editor por un manuscrito de libro; Oregon no tiene impuesto sobre ventas, así que el total se quedó en $2,400, y su W-9 ya estaba en archivo.

Todavía debes impuesto sobre el ingreso en sí — el impuesto de empleo propio es 15.3% sobre tu ganancia. Agrega tu EIN o número de Seguridad Social si el cliente lo pide, y guarda copias de cada factura durante al menos tres años.

Cómo Escribir una Factura en Reino Unido

Si estás registrado para IVA, cada factura debe mostrar tu número de IVA — GB seguido de nueve dígitos — más la tasa de IVA, el monto de IVA y el total incluyendo IVA. El registro se vuelve obligatorio una vez que tu facturación imponible supere las £90,000 en 12 meses. Puedes registrar antes — un redactor en Bristol que se registró con £20,000 de facturación recuperó £250 de IVA en una laptop nueva en su primer trimestre.

¿No estás registrado? Tus facturas no deben mostrar IVA, pero necesitan tu nombre de empresa y dirección de oficina registrada. Un diseñador gráfico de Londres que cobra £800 por un proyecto de identidad de marca agrega £160 de IVA al 20% — su factura muestra £800 + £160 = £960, con su número de IVA. La contador de su cliente puede entonces reclamar los £160 como IVA de entrada, que es exactamente por qué el número tiene que estar ahí.

Envía la factura dentro de 30 días de terminar el trabajo. Las facturas retrasadas son la razón más común por la que los freelancers de Reino Unido esperan dos meses por dinero que se debía en uno.

Cómo Escribir una Factura en Canadá

Canadá funciona con GST y HST. Debes registrarte una vez que tus ingresos superen los $30,000 en cuatro trimestres calendario consecutivos, y cobras desde el día que cruzas esa línea. La tasa depende de tu provincia: 5% GST en Alberta y Columbia Británica, 13% HST en Ontario, y 15% HST en Nueva Escocia y Nuevo Brunswick.

Un diseñador web de Toronto factura $2,000 por un sitio web y agrega 13% HST — $260 — para un total de $2,260. Su factura muestra su número de registro GST/HST y lista el HST como una línea separada. Esa línea separada importa porque la contadora de su cliente reclama el crédito de impuesto de entrada sobre ella.

Quebec agrega su propia capa: 9.975% QST sobre 5% GST. Si facturas clientes de Quebec, muestra ambos impuestos por separado en la factura.

Cómo Escribir una Factura en Australia

Australia funciona con dos números: tu ABN y tu registro de GST. Necesitas un ABN antes de poder facturar — los clientes pueden retener legalmente el 47% de tu pago si tu factura no tiene ABN. El registro de GST se vuelve obligatorio una vez que tu facturación anual supere los $75,000, y entonces cada factura cambia.

Una factura registrada para GST debe decir "tax invoice", mostrar tu ABN y declarar el monto de GST — 10% del precio. Un redactor de Melbourne que gana $80,000 al año factura su paquete anual de contenido de $5,500 como $5,000 más $500 de GST. La contadora de su cliente verifica el ABN y la línea de GST antes de aprobar el pago, así que ambos deben ser correctos la primera vez.

Si tu facturación es menor a $75,000, puedes registrarte voluntariamente — un fontanero de Brisbane que gana $40,000 al año se registra para que sus clientes puedan recuperar el GST de su trabajo. Solo ten en cuenta el umbral a medida que creces.

Errores de Facturación que Retrasan el Pago

Estos seis errores retrasan más facturas que cualquier otra cosa, y todos son fáciles de corregir.

Preguntas Frecuentes

¿Necesito un número de factura en cada factura?

Sí. Los números de factura te ayudan a ti, a tu cliente y a su contador a seguir el registro de pagos. Usa una secuencia simple — 001, 002, 003 — y nunca reutilices un número, incluso si se cancela una factura. Cancela con una nota de crédito en lugar de eliminar la factura.

¿Debo agregar impuestos a mi factura?

Solo si estás registrado para IVA, GST o HST, o si tu estado cobra impuesto sobre ventas en servicios. En EE.UU., la mayoría de los estados no cobran impuesto sobre ventas en servicios. En Reino Unido, Canadá y Australia, los umbrales de registro lo determinan — facturación de £90,000, $30,000 en cuatro trimestres y $75,000 respectivamente.

¿Qué pasa si mi cliente quiere cambios después de que envíe la factura?

No edites la factura original y la reenvíes — eso rompe tu numeración y tus registros. Envía una nota de crédito por la diferencia o emite una nueva factura con un número nuevo. Tu contador te lo agradecerá.

¿Qué términos de pago debo poner en una factura?

Net 14 o net 30 — pago debido 14 o 30 días después de la fecha de factura — son los más comunes. Plazos más cortos son adecuados para trabajos más pequeños. Si quieres cobrar rápido, ofrece un descuento del 2% por pago dentro de siete días.

¿Puedo enviar una factura por correo electrónico, o necesita ser enviada por correo postal?

El correo electrónico está bien en todos los lugares cubiertos en esta guía. Adjunta un PDF, no un documento Word, y guarda una copia de la factura enviada para tus registros. Pregunta a cada cliente una vez si tienen un correo electrónico de facturación, y anótalo.

¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?

Una factura solicita el pago y lista lo que se hizo y lo que se debe. Un recibo confirma que el pago realmente llegó. Envía un recibo después de que el dinero llegue — puedes crear uno gratis con nuestro generador de recibos, sin registro.

¿Qué métodos de pago debo ofrecer a los clientes?

La transferencia bancaria es la más segura y común. Agrega enlaces de pago como PayPal o Stripe para clientes internacionales, y siempre muestra los detalles de tu cuenta completos — nombre, número de cuenta y código de ruta o sort. Cada detalle faltante es un pago retrasado.

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