作業を完了するのは簡単な部分です。支払いを受けられるかどうかは送る請求書次第であり、1つの詳細の欠落だけで支払いが数週間遅れる可能性があります。プロフェッショナルに見える請求書の書き方がわからない場合は、以下に正確に何を含めるべきか、どの順番で入れるか、そしてお住まいの国の税金規則を説明します。
プロフェッショナルな請求書とは？
プロフェッショナルな請求書は、1ページ、1つのテーブル、1つの明確な合計です。ビジネス名とロゴが上部にあり、クライアントの名前と住所が横にあり、実施した作業が下のテーブルにあります。クライアントが支払う金額は、ページ上で最も大きく太字のものになります。
テキサス州オースティンのウェディングフォトグラファーは、イベントごとに$2,800の請求書を送ります。クライアントの簿記係は10秒で請求書番号、日付、合計を見つけることができます。彼女が送るすべての請求書が同じレイアウトを使用しているからです。この一貫性がプロフェッショナルな印象を与えるのです — ファンシーなフォントやカラーコートではありません。
ロゴを使用してください。シンプルなテキストワードマークでも構いません。メールアドレスと電話番号を追加してください。クライアントが「誰が送ったのか」「どう連絡すればいいのか」を尋ねる必要は絶対にありません。レイアウトを毎回同一に保ち、クライアントがあなたの請求書を信頼できるブランドのように認識できるようにしてください。
すべての請求書に含めるべき必須項目
いくつかの要素は不可欠です。1つでも欠けると、クライアントの会計士や税務署が請求書を返送します。すべての請求書に以下を含めてください：
- 氏名またはビジネス名、住所、連絡先
- クライアントの名前と請求先住所
- 一意の請求書番号 — 再使用しない
- 請求書の日付と支払い期日
- 各製品またはサービスの数量、単価、金額
- 小計、税金、最終合計
支払い詳細もすべての請求書に含めるべきです：銀行口座番号、-routingまたはsort code、および支払いリンク。トロントのフリーランス開発者は、最初のクライアントが銀行情報がメールスレッドに埋もれていたため19日遅れて支払った後、口座詳細を追加しました。その1行で平均支払い時間が半減しました。
ステップバイステップで請求書を作成する方法
以下は、空白の文書から始めた場合でも、計算を自動で行う無料請求書作成ツールを使用した場合でも機能する順番です。
- 上部にビジネス詳細とロゴを追加。
- クライアントの名前、会社名、請求先住所を追加。
- 一意の請求書番号、発行日、支払い期日を追加。
- 各サービスの数量、単価、金額をリスト。
- 小計、税金、最終合計を追加。
- 支払い詳細を追加し、PDFとして送信。
送信前に計算を再確認してください。シカゴのコピーライターが40時間の編集を時間$95で請求し、$3,800のところを$3,700と書いたことがあります。クライアントは間違った金額を支払い、修正には2通のメールと9日間を要しました。
アメリカ合衆国での請求書の書き方
米国には連邦レベルの請求書フォーマットも連邦レベルの売上税もありません。売上税は州ごとに決まり、ほとんどの州でフリーランスのサービスは非課税です — そのため米国の請求書には通常税金行はありません。お住まいの州がサービスに売上税を課す場合は、その州に登録し、税率を追加してください。
年間$600以上を支払うすべての米国クライアントは、1099-NECを提出するためにW-9フォームを求めてきます。請求書の前にW-9を送信してください。オレゴン州ポートランドのフリーランス編集者は、出版社に本の原稿で$2,400を請求しました。オレゴン州には売上税がないため合計は$2,400のまま、W-9は既にファイルされていました。
イギリスでの請求書の書き方
VAT登録をしている場合、すべての請求書にVAT番号（GB+9桁の数字）を表示する必要があります。さらにVAT税率、VAT額、VAT込み合計も必要です。12ヶ月間で課税売上高が£90,000を超えると登録が義務化されます。それ以前に登録することもできます。
登録していない場合、請求書にVATを表示してはなりませんが、会社名と登録事務所の住所は必要です。作業完了後30日以内に請求書を送信してください。遅れた請求書は、英国のフリーランス者が1ヶ月分の支払いを2ヶ月待つ最も一般的な理由です。
カナダでの請求書の書き方
カナダはGSTとHSTで運営されています。4つの連続したカレンダー四半期で収益が$30,000を超えると登録が必要で、そのラインを超えた日から課税されます。税率は州によって異なります：アルバータ州とブリティッシュコロンビア州は5% GST、オンタリオ州は13% HST、ノバスコシア州とニューブランズウィック州は15% HST。
ケベック州は独自の層を追加します：5% GSTの上に9.975% QST。ケベック州のクライアントに請求する場合は、2つの税金を請求書に別々に表示してください。
オーストラリアでの請求書の書き方
オーストラリアは2つの番号で運営されています：ABNとGST登録。請求書を作成する前にABNが必要です — 請求書にABNがないと、クライアントは法律上、支払いの47%を差し引くことができます。年間売上高が$75,000を超えるとGST登録が義務化されます。
GST登録済みの請求書には「tax invoice」と記載し、ABNを表示し、GST額（価格の10%）を明記する必要があります。売上高が$75,000未満でも任意登録は可能です。クライアントが作業にかかるGSTを還付できるようにするためです。
支払い遅延の原因となる請求書作成ミス
以下の6つのミスが他の何よりも支払い遅延の原因となりますが、すべて簡単に修正できます。
- 請求書番号を省略する。クライアントの会計システムは番号のない請求書を拒否します。
- 曖昧な明細品目。「サービス提供 — 40時間」はクライアントに遅延と疑問を生じさせます。「ウェブサイト開発 — 40時間@時間$75」は承認されます。
- 銀行詳細の欠落。請求書が未払いになる最も一般的な理由は、クライアントが送金先を尋ねる必要があることです。
- Word文書を送信する。クライアントが編集でき、編集された数字は紛争の原因になります。PDFを送信してください。
- 支払い期日を記載しない。「尽快お支払いください」は支払い条件ではありません。
- VAT番号またはGST番号を忘れる。クライアントはあなたのVAT番号なしにインプットVATを請求できません。
よくあるご質問
すべての請求書に請求書番号は必要ですか？
はい。請求書番号はあなた、クライアント、クライアントの会計士が支払いを追跡するのに役立ちます。シンプルな連番（001, 002, 003）を使用し、請求書がキャンセルされても番号を再使用しないでください。代わりにクレジットノートでキャンセルしてください。
請求書に税金を追加すべきですか？
VAT、GST、またはHSTに登録している場合、またはお住まいの州がサービスに売上税を課す場合のみ。米国ではほとんどの州はサービスに売上税を課しません。英国、カナダ、オーストラリアでは登録基準が重要です — £90,000、$30,000（4四半期）、$75,000 respectively。
請求書送信後にクライアントが変更を希望した場合は？
元の請求書を編集して再送信しないでください — それは番号体系と記録を破壊します。差額分のクレジットノートを送信するか、新しい番号の請求書を発行してください。
請求書にどのような支払い条件を記載すべきですか？
Net 14またはNet 30（請求書日から14日または30日以内に支払い）が最も一般的です。短期条件は小規模な仕事に適しています。早く支払いを受けたい場合は、7日以内の支払いに2%の割引を提供してください。
メールで請求書を送信できますか？それとも郵送する必要がありますか？
メールはこのガイドで説明されているすべての地域で問題ありません。Word文書ではなくPDFを添付し、送信した請求書のコピーを記録として保管してください。
請求書とレシートの違いは何ですか？
請求書は支払いを請求し、何が行われたか、何が支払われるべきかをリストします。レシートは実際に支払いが到着したことを確認します。お金が届いた後にレシートを送信してください — 無料レシート作成ツールで作成できます。
クライアントにどのような支払い方法を提供すべきですか？
銀行振込が最も安全で一般的です。国際クライアントにはPayPalやStripeなどの支払いリンクを追加し、口座詳細をフルで表示してください — 名前、口座番号、routingまたはsort code。
今すぐ請求書を作成 — 無料
Invohaはレイアウト、計算、PDFをすべて自動で処理する無料請求書作成ツールです。詳細を入力すれば1分以内に請求書が完成します — サインアップ不要、データはデバイスから出ません。