すべてのフリーランスと小規模企業が請求書を送っていますが、ほとんどの人が1つのシンプルな質問に答えることができません：請求書とは何ですか？これは支払い請求であり、レシートではありません — 違いを間違えると損失が発生します。請求書が本当に何であるか、何をするのか、省略するとどうなるのかを説明します。
請求書とは何で、何に使用されるのか？
請求書はクライアントに支払いを請求するために送る文書です。行った作業、費用、支払い期日をリストします。クライアントの会計士は金額を確認するために使用し、自分の記録には売上が発生した証拠となります。
トロントのフリーランスコンサルタントが3ヶ月のウェブサイト監査で$4,800を請求し、その請求書がクライアントの財務チームが発注書と照合した文書でした。請求書番号と日付がなければ、$4,800の支払いは誰かが質問し始めるまで宙に浮いたままになっていました。
請求書は3つの仕事を一度に行います：支払いを請求し、簿記を正確に保ち、紛争が発生した場合に合意された内容を証明します。1つの請求書がその3つすべてを行います。省略すると、3つすべてが崩れます。
請求書 vs レシート — 違いは何？
2つの文書は同じ取引の反対側にあります。支払いを受ける前に請求書を送信します — お金を請求します。支払いを受けてからレシートを渡します — お金が到着したことを証明します。混同すると、間違ったタイミングで間違った文書を送信することになります。
請求書は債務を生み出し、レシートはそれを閉じます。シンプルなルールを守りましょう：まず請求書、次にレシート。クライアントが支払い証明を求める場合は、それはレシートの仕事です — 無料レシート作成ツールで作成できます。
請求書の種類 — 実際に使う4つ
- 標準請求書。作業完了後に送信し、支払いを請求します。最もよく使うタイプです。
- プロフォーマ請求書。見積書のように見た請求書ですが、何も請求しません。プロジェクト開始前にクライアントに金額を伝えるために使用します。
- 定期請求書。リテイナー月額プラン向けの、一定のスケジュールで送信される同じ請求書。
- クレジットノート。クライアントに金銭を負債する場合 — 返金、請求書後の割引、修正が必要なミス。
請求書はいつ送るべきか？
作業が終わった日に請求書を送信してください。思い出した日ではありません。作業がクライアントの頭にまだ fresh なときに money は最も早く到着し、1週間の遅延ごとに支払いの緊急性が低下します。
2つの例外：クライアントが支払い前に発注番号を必要とする場合は先に取得し、毎月の固定サイクルで請求する場合は日付を一貫させてください。それ以外は作業が完了した日に送信してください。
請求書を送らなかった場合どうなるか？
請求書がなければ記録がなく、記録がなければ法廷で意味のある債務はありません。後で請求書を送ると約束できますが、「後で」は来月になり、来月は支払いを証明できない awkward なメールになります。
リーズのフリーランス開発者が£2,900で予約システムを構築し、「月末に請求する」と言いましたが、結局送りませんでした。3ヶ月後、クライアントはその仕事が友人間の好意だと主張しました。請求書も発注書も書面の合意もないため、開発者は少額訴訟の裁判官に何も示せませんでした。
請求書はプロジェクトの記憶です。6ヶ月後、クライアントの財務團隊が作業について覚えているのは請求書に書かれていることだけです — すべてが書かれていることを確認してください。
国別請求書要件
米国には連邦レベルの請求書フォーマットがなく、ほとんどの州はサービスに売上税を課しません — そのため米国の請求書には通常税金行はありません。必要的是：年間$600以上を支払うクライアントは1099-NECを提出するためにW-9フォームを求めてきます。
英国はVAT登録事業者にVAT番号（GB+9桁）の表示を義務付け、すべての請求書にVAT税率と金額を明記する必要があります。12ヶ月間で課税売上高が£90,000を超えると登録が義務化されます。
カナダはGSTとHSTを使用し、4つの連続したカレンダー四半期で収益が$30,000を超えると登録が必要です。税率は州によって異なります。ケベック州は追加で9.975% QSTがかかります。
オーストラリアは請求書を作成する前にABNが必要です。年間売上高が$75,000を超えるとGST登録が義務化されます。登録済みの請求書には「tax invoice」と記載し、10% GSTを明記する必要があります。
よくあるご質問
請求書は法的文書ですか？
はい。請求書は合意された内容、配達された内容、支払われるべき金額を記録し、支払い紛争の証拠として使用できます。
請求書はbillと同じですか？
ほぼ同義です。billは通常、レストランや店舗で一般的な簡略化された請求書であり、請求書はビジネスが帳簿に必要な詳細をすべて含んでいます。
請求書を送るにはビジネスが必要ですか？
いいえ。フリーランスや個人事業主は会社を登録せずに請求書を送信できます。一部の国では適切な税識別番号（オーストラリアのABNなど）が必要です。
プロフォーマ請求書とは？
見積書のように見た請求書です。請求する金額を表示しますが、何も請求しません。プロジェクト開始前に送信し、作業完了後に正式な請求書に置き換えます。
請求書の日付を過去に設定できますか？
既に配達された作業のみで、税金逃れのために使用してはなりません。迷った場合は、今日の日付で請求書を作成し、配達日を別途追加してください。
請求書はどのくらい保管すべきですか？
すべての請求書を最低5年間保管してください。オーストラリア税務署は5年間のGST記録を、英国のHMRCは6年間を要求しています。
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