Início / Guias / Como Escrever uma Fatura
Finalizar o trabalho é a parte fácil. Receber pagamento depende da fatura que você envia, e um detalhe ausente pode atrasar o pagamento por semanas. Se você não tem certeza de como escrever uma fatura que pareça profissional, aqui está exatamente o que incluir, em que ordem, e o que as regras fiscais do seu país exigem.
Como Parece uma Fatura Profissional?
Uma fatura profissional é uma página, uma tabela e um total claro. O nome e o logotipo da sua empresa ficam no topo, o nome e endereço do cliente ficam ao lado, e o trabalho que você fez fica em uma tabela abaixo. O número que o cliente deve é a coisa maior e mais negrito na página.
Um fotógrafo de casamentos em Austin, Texas envia uma fatura de $2.800 após cada evento. O contador do cliente encontra o número da fatura, a data e o total em dez segundos, porque cada fatura que ela envia usa o mesmo layout. Essa consistência é o que passa profissionalismo — não fontes ou cores elegantes.
Use seu logotipo, mesmo uma simples marca de texto, e adicione seu e-mail e número de telefone. O cliente nunca deve precisar perguntar quem enviou a fatura ou como entrar em contato. Mantenha o layout idêntico toda vez, para que os clientes reconheçam sua fatura da mesma forma que reconhecem uma marca confiável.
Se um cliente precisa procurar o valor, você tornou o pagamento mais difícil do que deveria ser. Um layout de uma página também sobrevive à impressão e a softwares de contabilidade sem desmoronar.
O que Toda Fatura Deve Incluir?
Alguns elementos são inegociáveis. Falte um, e o contador do cliente ou sua autoridade tributária vai devolver a fatura. Inclua estes em cada fatura:
- Seu nome completo ou nome da empresa, endereço e dados de contato
- O nome do cliente e endereço de cobrança
- Um número de fatura único — nunca reutilize um
- A data da fatura e a data de vencimento do pagamento
- Cada produto ou serviço, com quantidade, taxa e valor
- O subtotal, qualquer imposto e o total final
Detalhes de pagamento também pertencem a cada fatura: o número da sua conta bancária, código de roteamento ou sort code, e qualquer link de pagamento. Um desenvolvedor freelancer em Toronto adicionou seus dados bancários depois que seu primeiro cliente pagou 19 dias tarde porque as informações bancárias estavam enterradas em um thread de e-mails. Essa única linha cortou seu tempo médio de pagamento pela metade.
Extras específicos por país vêm depois — um número de VAT no Reino Unido, registro GST/HST no Canadá, um ABN na Austrália. As próximas quatro seções explicam exatamente quando cada um se aplica. Obtenha a lista base correta primeiro, e o resto são apenas adições.
Como Escrever uma Fatura Passo a Passo
Aqui está a ordem que funciona, seja a partir de um documento em branco ou umgerador de faturas gratuito que faz o cálculo para você.
- Adicione os dados da sua empresa e logotipo no topo.
- Adicione o nome do cliente, empresa e endereço de cobrança.
- Adicione um número de fatura único, a data de emissão e a data de vencimento.
- Liste cada serviço com quantidade, taxa e valor.
- Adicione o subtotal, qualquer imposto e o total final.
- Adicione seus dados de pagamento, depois envie a fatura como PDF.
Verifique os cálculos novamente antes de enviar. Uma redatora em Chicago uma vez cobrou 40 horas de edição a $95 por hora e escreveu $3.700 em vez de $3.800. O cliente pagou o valor errado, e corrigir levou dois e-mails e nove dias.
Leia a fatura de cima para baixo uma vez, em voz alta se necessário. Verifique a grafia do nome do cliente — clientes percebem — e confirme que a data de vencimento está na página. Então envie no mesmo dia, enquanto o trabalho está fresco nas mentes de ambos.
Como Escrever uma Fatura nos Estados Unidos
Os EUA não têm formato federal de fatura nem sales tax federal. O sales tax é decidido estado por estado, e serviços de freelancers são isentos na maioria dos estados — então uma fatura nos EUA geralmente não tem linha de imposto. Se o seu estado cobra sales tax pelo seu trabalho, registre-se nesse estado e adicione sua taxa.
Todo cliente dos EUA que paga mais de $600 em um ano vai pedir um formulário W-9 para que possam apresentar um 1099-NEC. Envie o W-9 antes da fatura, não depois. Uma editora freelancer em Portland, Oregon faturou $2.400 a uma editora por um manuscrito; Oregon não tem sales tax, então o total permaneceu $2.400, e seu W-9 já estava no arquivo.
Você ainda deve imposto sobre a renda em si — o imposto de autônomo é de 15,3% sobre seu lucro. Adicione seu EIN ou número de Seguro Social se o cliente solicitar, e mantenha cópias de cada fatura por pelo menos três anos.
Como Escrever uma Fatura no Reino Unido
Se você está registrado para VAT, toda fatura deve mostrar seu número de VAT — GB seguido de nove dígitos — mais a taxa de VAT, o valor do VAT e o total incluindo VAT. O registro se torna obrigatório uma vez que sua receita tributável ultrapasse £90.000 em quaisquer 12 meses. Você pode se registrar antes disso — uma redatora de Bristol que se registrou com £20.000 de receita recuperou £250 de VAT em um novo notebook no seu primeiro trimestre.
Não registrado? Suas faturas não devem mostrar VAT, mas ainda precisam do nome da sua empresa e endereço do escritório registrado. Um designer gráfico de Londres cobrando £800 por um projeto de identidade de marca adiciona £160 de VAT a 20% — sua fatura mostra £800 + £160 = £960, com seu número de VAT nela. O contador do cliente pode então reclamar os £160 como VAT de entrada, que é exatamente por que o número tem que estar ali.
Envie a fatura dentro de 30 dias após concluir o trabalho. Faturas atrasadas são a razão mais comum pela qual freelancers do Reino Unido esperam dois meses por dinheiro que era devido em um.
Como Escrever uma Fatura no Canadá
O Canadá funciona com GST e HST. Você deve se registrar uma vez que sua receita ultrapasse $30.000 ao longo de quatro trimestres calendário consecutivos, e cobra a partir do dia em que ultrapassa esse limite. A taxa depende da sua província: 5% de GST em Alberta e British Columbia, 13% de HST em Ontario e 15% de HST em Nova Scotia e New Brunswick.
Um designer web de Toronto fatura $2.000 por um site e adiciona 13% de HST — $260 — para um total de $2.260. Sua fatura mostra seu número de registro GST/HST e lista o HST como uma linha separada. Essa linha separada importa porque o contador do cliente reclama o crédito de imposto sobre ela.
Quebec adiciona sua própria camada: 9,975% de QST além de 5% de GST. Se você fatura clientes de Quebec, mostre ambos os impostos separadamente na fatura.
Como Escrever uma Fatura na Austrália
A Austrália funciona com dois números: seu ABN e seu registro de GST. Você precisa de um ABN antes de faturar — clientes podem legalmente reter 47% do seu pagamento se sua fatura não tiver um ABN. O registro de GST se torna obrigatório uma vez que sua receita anual ultrapasse $75.000, e então cada fatura muda.
Uma fatura registrada para GST deve dizer "tax invoice", mostrar seu ABN e indicar o valor do GST — 10% do preço. Uma redatora de Melbourne ganhando $80.000 por ano cobra seu pacote anual de conteúdo de $5.500 como $5.000 mais $500 de GST. O contador do cliente verifica o ABN e a linha de GST antes de aprovar o pagamento, então ambos devem estar corretos na primeira vez.
Se sua receita for inferior a $75.000, você ainda pode se registrar voluntariamente — um zelador de Brisbane ganhando $40.000 por ano se registra para que seus clientes possam reclamar o GST de volta em seu trabalho. Apenas mantenha o limite em mente conforme você cresce.
Erros de Escrita de Fatura Que Atrasam o Pagamento
Estes seis erros atrasam mais faturas do que qualquer outra coisa, e todos são fáceis de corrigir.
- Pular o número da fatura. Os sistemas de contabilidade dos clientes rejeitam faturas sem um, e "referência de pagamento: o trabalho do site" não é um número.
- Itens vagos. "Serviços prestados — 40 horas" faz os clientes desacelerarem e questionarem a conta. "Desenvolvimento de site — 40 horas a $75/hora" é aprovado.
- Dados bancários ausentes. A razão mais comum pela qual faturas não são pagas é que o cliente precisa perguntar para onde enviar o dinheiro. Coloque os detalhes na fatura, toda vez.
- Enviar um documento Word. O cliente pode editá-lo, e números editados causam disputas. Envie um PDF — essa é a versão que é paga.
- Esquecer a data de vencimento. "Por favor pague em breve" não é uma condição de pagamento. "Vencido em 14 dias após emissão" é.
- Esquecer seu número de VAT ou GST. Um cliente do Reino Unido não pode reclamar VAT de entrada sem seu número de VAT, então o contador vai devolver a fatura.
Perguntas Frequentes
Preciso de um número de fatura em cada fatura?
Sim. Números de fatura ajudam você, seu cliente e o contador a acompanhar pagamentos. Use uma sequência simples — 001, 002, 003 — e nunca reutilize um número, mesmo que uma fatura seja cancelada. Cancele com uma nota de crédito em vez de excluir a fatura.
Devo adicionar imposto na minha fatura?
Apenas se você estiver registrado para VAT, GST ou HST, ou se o seu estado cobrar sales tax sobre serviços. Nos EUA, a maioria dos estados não cobra sales tax sobre serviços. No Reino Unido, Canadá e Austrália, os limites de registro decidem isso — receita tributável de £90.000, $30.000 ao longo de quatro trimestres e $75.000 respectivamente.
E se meu cliente quiser alterações depois que eu enviar a fatura?
Não edite a fatura original e reenvie — isso quebra sua numeração e seus registros. Envie uma nota de crédito pela diferença ou emita uma nova fatura com um novo número. Seu contador vai agradecer.
Quais condições de pagamento devo colocar em uma fatura?
Net 14 ou net 30 — pagamento devido em 14 ou 30 dias após a data da fatura — são as mais comuns. Prazos mais curtos são adequados para trabalhos menores. Se quiser receber mais rápido, ofereça um desconto de 2% para pagamento dentro de sete dias.
Posso enviar uma fatura por e-mail ou ela precisa ser postada?
E-mail é aceitável em todos os lugares cobertos neste guia. Anexe um PDF, não um documento Word, e mantenha uma cópia da fatura enviada para seus registros. Pergunte uma vez a cada cliente se eles têm um e-mail de cobrança e anote.
Qual é a diferença entre uma fatura e um recibo?
Uma fatura solicita pagamento e lista o que foi feito e o que é devido. Um recibo confirma que o pagamento realmente chegou. Envie um recibo após o dinheiro chegar — você pode criar um gratuitamente com nosso gerador de recibos, sem necessidade de cadastro.
Quais métodos de pagamento devo oferecer aos clientes?
Transferência bancária é a mais segura e comum. Adicione links de pagamento como PayPal ou Stripe para clientes internacionais e sempre mostre seus dados bancários por completo — nome, número da conta e código de roteamento ou sort code. Cada detalhe ausente é um pagamento atrasado.
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