Home / Guide / Fattura vs Ricevuta
Fattura vs ricevuta: le due parole vengono usate come se significassero la stessa cosa, ma si trovano ai lati opposti di ogni pagamento. Una chiede soldi, l'altra prova che sono arrivati. Ecco la differenza, quando inviare ciascuna, e cosa dice la legge nel tuo paese su entrambe.
Fattura vs Ricevuta — Qual è la Differenza Principale?
Una fattura è una richiesta di pagamento. Elencò ciò che hai fatto, quanto costa, e quando i soldi sono dovuti, e la invii prima che il cliente paghi.
Una ricevuta è una prova di pagamento. Registra la data, l'importo e come i soldi sono arrivati, e la consegni dopo che il cliente ha pagato.
- Scopo. La fattura chiede il pagamento; la ricevuta lo conferma.
- Tempistica. La fattura viene prima; la ricevuta segue i soldi.
- Contenuto. La fattura riporta la data di scadenza e i termini di pagamento; la ricevuta riporta il metodo di pagamento e la data in cui è stato pagato.
- Contabilità. La fattura crea il credito; la ricevuta registra le entrate.
- Resi. Le ricevute guidano i resi e le richieste di garanzia; le fatture guidano le dispute sulla fatturazione.
- Tasse. Le fatture riportano numeri IVA o GST; le ricevute supportano le tue richieste di spesa.
Un interior designer freelance a Londra invia una fattura da £1.500 per una consulenza in cucina, e il cliente paga. Il designer poi invia una ricevuta che conferma che i £1.500 sono stati incassati. Un documento ha creato l'obbligo di pagare; l'altro lo ha chiuso.
Il test rapido: se il cliente deve ancora soldi, il documento è una fattura. Se i soldi sono arrivati, è una ricevuta.
Quando Invii una Fattura vs una Ricevuta?
Invia la fattura il giorno in cui il lavoro termina, e invia la ricevuta il giorno in cui il pagamento è stato incassato. Fatturare in ritardo sposta la tua data di scadenza più in là. Inviare una ricevuta in anticipo afferma soldi che non hai ancora visto.
Un fotografo di matrimoni a Melbourne addebita $850 a servizio. Invia la fattura il giorno dell'evento, e la ricevuta nel momento in cui il pagamento della coppia le arriva sul conto. Entrambi i documenti esistono per ogni lavoro, e nessuno è mai in ritardo.
Nel momento in cui i soldi arrivano, invia la ricevuta immediatamente. Una ricevuta che arriva con una settimana di ritardo sembra un'accusa; la stessa ricevuta inviata lo stesso giorno sembra un buon servizio.
Le eccezioni sono i negozi e i bar, dove pagamento e consegna avvengono contemporaneamente e una ricevuta è sufficiente. Per i freelancer che fatturano ai clienti, la fattura viene sempre prima.
I pagamenti rateali hanno il loro ritmo. Invia una ricevuta per ogni pagamento che arriva, e concludi con una ricevuta finale contrassegnata "saldo saldato" una volta che l'ultimo importo è stato incassato. Il contabile del cliente vede poi l'intera cronologia dei pagamenti in un unico file.
Hai Bisogno Sia di una Fattura che di una Ricevuta?
Per le tue registrazioni, sì — provano due cose diverse. La fattura prova che hai fatturato a un cliente, e la ricevuta prova che sei stato pagato. Il tuo contabile guarda una per le entrate e l' altra per la riconciliazione bancaria.
Un'agenzia di Toronto che fattura $40.000 al mese in contratti a retainer tiene entrambe per ogni cliente: una fattura che crea il credito, e una ricevuta che lo chiude quando il pagamento arriva. Quando un cliente contesta un addebito, la coppia risolve l'argomento in un'occhiata.
Hai bisogno anche di ricevute per ciò che acquisti, perché gli uffici tributari accettano le spese aziendali solo con prova. La prossima sezione fornisce le regole e i numeri esatti per il tuo paese.
Un designer di Vancouver detratta $600 di abbonamenti software come costo aziendale. La fattura del fornitore del software prova che la spesa esisteva; la ricevuta della carta di credito prova che l'ha effettivamente pagata. Entrambi i documenti viaggiano insieme nel suo fascicolo fiscale.
Tenere solo la fattura lascia il tuo contabile a indovinare se i soldi sono mai arrivati, quindi il credito resta aperto per sempre. Tenere solo la ricevuta nasconde i termini che il cliente ha concordato. La coppia funziona perché ciascuna risponde a una domanda a cui l'altra non può rispondere.
Fattura vs Ricevuta — Requisiti Legali per Paese
Gli Stati Uniti non hanno un formato federale per nessuno dei due documenti. L'IRS si aspetta ricevute per ogni spesa deducibile — formalmente, qualsiasi spesa superiore a $75 ne richiede una — e qualsiasi cliente che ti paghi più di $600 all'anno presenta un 1099-NEC contro il tuo W-9. Un freelancer di Austin invia il W-9 prima della sua prima fattura e tiene ogni ricevuta per i suoi $2.300 di attrezzatura fotografica.
Il Regno Unito è il più rigido sulla tempistica: una fattura IVA deve essere emessa entro 30 giorni dalla fornitura, e deve mostrare il numero IVA — GB seguito da nove cifre — più l'aliquota e l'importo IVA. Una ricevuta non può mai sostituirla quando un cliente vuole recuperare l'IVA sugli acquisti, e solo le forniture inferiori a £250 si qualificano per una fattura IVA semplificata. L'HMRC si aspetta sei anni di registrazioni in ogni caso.
L'agenzia tributaria canadese si aspetta che tu conservi entrambi i documenti per sei anni. Gli accrediti IVA GST e HST si ottengono usando la fattura del fornitore, quindi una ricevuta da sola non ti dà l' accredito, e la registrazione scatta a $30.000 di entrate in quattro trimestri. Un illustratore di Calgary addebita $900 più $45 di GST e tiene la fattura con la ricevuta di pagamento.
L'ufficio tributario australiano è il più specifico: ottieni un credito GST con una tax invoice, non una ricevuta, e hai bisogno di una ricevuta per qualsiasi spesa aziendale superiore a $82,50. Un copywriter di Melbourne fattura $5.000 più $500 di GST su ogni contratto annuale e tiene una ricevuta per ogni acquisto superiore alla soglia.
Una Fattura Può Fare da Ricevuta?
Sì — se è contrassegnata come pagata. Una volta che il cliente paga, una fattura che mostra "PAGATO", la data di pagamento, e l'importo funge da prova di pagamento nella maggior parte delle situazioni. È per questo che i contabili chiedono fatture pagate piuttosto che ricevute quando riconciliano i conti.
Un freelancer di New York contrassegna la sua fattura da $2.100 come PAGATA il giorno in cui il bonifico viene incassato e la invia via email quando il contabile del cliente chiede una prova. Il contabile la accetta senza una ricevuta separata.
Il contrario non funziona mai. Una ricevuta non può fare da fattura, perché non riporta i dettagli di cui ha bisogno una richiesta IVA o GST — il numero registrato, l'aliquota fiscale e la fornitura articolata. In caso di dubbio, invia prima la fattura e contrassegnala come pagata dopo.
La fattura pagata funziona con i contabili, ma non funziona dove regnano le ricevute: i resi in negozio e le richieste di garanzia si aspettano una ricevuta, non una fattura. Tieni una ricevuta corretta per qualsiasi cosa che il cliente potrebbe voler restituire o riparare.
I pagamenti in contanti rendono le ricevute ancora più importanti. Un cliente che paga in contanti riceve una ricevuta sul posto, perché nessun estratto conto bancario potrà mai provare che i soldi si sono mossi.
Banche e piattaforme di pagamento segnalano i bonifici quando la fattura e la ricevuta non coincidono. Mantieni gli importi e i numeri di riferimento identici su entrambe, e quei controlli passano senza domande.
Domande Frequenti
Una ricevuta è la stessa cosa di una prova di pagamento?
Sì, è il suo unico lavoro. Una ricevuta registra la data, l'importo e il metodo di pagamento, e serve a provare che i soldi sono arrivati. Conserva una copia di ogni ricevuta che invii.
Devo conservare le ricevute per le tasse?
Sì. L'IRS si aspetta ricevute per le spese superiori a $75, l'HMRC richiede sei anni di registrazioni, l'agenzia tributaria canadese vuole sei anni anch'essa, e l'Australia richiede ricevute per le spese superiori a $82,50. Le tue fatture sono le ricevute che i tuoi clienti conservano.
Cosa dovrebbe contenere una ricevuta?
Il nome della tua azienda e i recapiti, il nome del cliente, la data di pagamento, l'importo pagato, il metodo di pagamento e un elenco di ciò che è stato pagato. Un numero di ricevuta aiuta entrambe le parti a fare riferimento in seguito. Mantienila su una pagina, come una buona fattura.
Posso inviare una ricevuta prima del pagamento?
No. Una ricevuta conferma soldi che non sono ancora arrivati, e un cliente che ne riceve una in anticipo non ha più nulla da inseguire. Invia prima la fattura, e invia una ricevuta solo una volta che il pagamento è stato incassato.
Devo inviare una ricevuta per ogni fattura?
Per il lavoro freelance, inviane una quando il cliente lo richiede o quando le tue registrazioni hanno bisogno che il pagamento venga abbinato alla fattura. Le attività di vendita distribuiscono ricevute automaticamente; le attività di servizio le inviano su richiesta.
Come faccio a creare una ricevuta gratuitamente?
Il generatore di ricevute di Invoha ne crea una in pochi secondi — nessuna registrazione, nessuna filigrana, e i tuoi dati non lasciano mai il tuo dispositivo. Compila i dettagli e scarica il PDF.
Crea la Tua Fattura Ora — Gratis
Invoha copre entrambe le parti del pagamento: un generatore di fatture gratuito per la richiesta, e un generatore di ricevute per la prova. Nessuna registrazione, nessuna filigrana, e i tuoi dati non lasciano mai il tuo dispositivo.
Crea la Tua Fattura Gratuita →